A. PRINCIPES DE DÉDUCTION DES FRAIS PROFESSIONNELS

1Les dépenses dont font état les salariés dans le cadre d'une option pour les frais réels doivent respecter les conditions générales de déduction des frais professionnels qui résultent des dispositions du 1 de l'article 13 et du 3° de l'article 83 du CGI : les intéressés doivent donc pouvoir justifier que les frais déduits pour la détermination du revenu net imposable dans la catégorie des traitements et salaires au titre d'une année d'imposition ont bien été exposés en vue d'acquérir ou de conserver ledit revenu et ont été effectivement payés au cours de l'année d'imposition considérée. Les frais qui se rapportent à une activité bénévole ne sont pas déductibles (Conseil d'État, arrêt du 9 octobre 1991, n° 177611 et Cour administrative d'appel de Nancy, arrêt du 6 août 1998, n° 94-1193).

2Aucune disposition ne prévoit une limitation du montant de la dépense au coût le plus économique du service utilisé par le contribuable (utilisation de transports en commun au lieu de la voiture personnelle de l'intéressé, usage de la tarification la moins onéreuse, etc.).

De même, un contribuable peut déduire le montant des dépenses afférentes à l'usage d'une voiture automobile sans que la marque ou la puissance de cette voiture puisse être contestée par le service.

  B. JUSTIFICATION DES FRAIS DÉDUITS

  I. Principe

3L'article 83-3° du CGI oblige les salariés à justifier, tant dans leur principe que dans leur montant, les frais réels dont ils demandent la déduction (cf. Conseil d'État, arrêt du 21 juin 1996, n° 157651). La nature des justifications à produire n'est pas précisée par le texte légal. Les intéressés peuvent donc recourir à tous les moyens de preuve dont ils disposent.

4L'obligation de justifier ne doit pas être interprétée par le service dans un sens littéral. Il n'y a donc pas lieu de refuser systématiquement, au seul motif que la demande du contribuable ne serait pas appuyée de documents détaillés, la déduction de frais dont le caractère professionnel n'est pas contestable, lorsqu'il est notoire que la justification précise de ces frais est pratiquement impossible.

5L'application de ces principes permet une certaine souplesse dans l'appréciation des justifications produites, les salariés n'étant pas astreints à tenir au jour le jour une comptabilité complète de leurs dépenses professionnelles, ni à la produire. Mais elle ne doit jamais conduire à dispenser le contribuable de la production de toutes justifications de la réalité et du montant des frais dont il demande la déduction. En particulier. les frais réels ne doivent, en principe. pas être arbitrés à un pourcentage fixe de la rémunération.

Les justifications doivent être d'autant plus précises que le montant des dépenses dont la déduction est demandée présente un caractère exceptionnel. Il en est ainsi lorsque ce montant paraît disproportionné eu égard à la nature et à l'importance de l'activité exercée, aux obligations professionnelles qu'elle comporte ou au niveau de la rémunération perçue.

6Ces principes ont été précisés par la jurisprudence.

D'une manière générale, la réalité des dépenses ne peut être reconnue lorsque le salarié se borne à produire un état sommaire de ses frais ou un calcul forfaitaire et théorique de ceux-ci, non assorti, au moins partiellement, de documents justificatifs (Conseil d'État, arrêts du 19 janvier 1942, n° 65521, RO, p. 29 et du 5 janvier 1948, n° 79778, RO, p.10).

Le Conseil d'État a estimé que n'apporte pas de justifications suffisantes le contribuable qui se borne à indiquer le calcul théorique de ses frais de déplacement et de séjour en hôtel et à faire état d'un montant forfaitaire pour les autres frais (dépenses d'habillement, de bureau et de documentation) et qui non seulement ne produit aucune facture, pièce justificative ou attestation, mais encore ne fournit aucune indication, aucun élément d'appréciation propre à corroborer ses allégations (Conseil d'État, arrêt du 16 avril 1980, n° 19889).

  II. Cas particulier des dépenses professionnelles exposées à l'étranger en monnaies étrangères

7Certains salariés sont, dans l'exercice de leur profession, conduits à exposer hors de France des dépenses en monnaies étrangères.

Lorsque ces salariés renoncent à l'évaluation de l'ensemble de leurs frais professionnels selon le mode forfaitaire et choisissent de faire état de ceux-ci pour leur montant réel, ils sont, bien entendu, admis à tenir compte des dépenses dont il s'agit dès lors qu'elles sont inhérentes à leur emploi.

Le montant de ces dépenses exprimé en monnaies étrangères sur les pièces justificatives doit être converti en francs français.

Cette contre-valeur doit, selon un principe général, être calculée d'après le cours du change de ces monnaies, à Paris, au jour du paiement de la dépense. Toutefois, dans un but de simplification, il est admis que la conversion en francs français soit faite en retenant, pour la monnaie étrangère considérée, la moyenne arithmétique de ses derniers taux de change connus au 1er janvier1 et au 31 décembre de l'année de la dépense. Ces taux font l'objet d'une publication annuelle au BOI série 4 FE, division A2.

L'option pour cette méthode de calcul est indivisible, c'est-à-dire qu'elle vaut pour toutes les dépenses effectuées à l'étranger au cours de l'année considérée.

1  Il s'agit en pratique du taux de change au 31 décembre précédent. Ainsi, pour la conversion en francs français des dépenses exposées en 1998 en monnaies étrangères, les taux de change au 1er janvier 1998 sont ceux du 31 décembre 1997.

2  Ainsi, les taux de change au 31 décembre 1997 ont été publiés au BOI 4 A-1-98.