出張先で作成する書類のプリントアウト / FAX を簡略化するための Automator ワークフローです。

複数の PDF をいちどに印刷 / FAX するのに便利。

１０月末から現在まで、ずうっと出張中です。その間、自宅に戻ったのは二回、日数にしてわずか６日間。家族にとっては単身赴任と変わりませんね。

出張から帰ってくると、会社に業務関係の書類を提出します。出張旅費精算書、出張報告書、客先に出す見積書、見積の明細書、経費の内訳…。すべて A4 １枚に収まるサイズで作られた書類ですが、全部で５〜６枚になってしまいます。ほとんどを MS Excel で作成して、会社の PC でプリントアウトしたり、自宅から Mac の『PDF をファクス…』機能を使って送信したりしています。

会社の PC で印刷する場合、Mac で作成したファイルを直接 PC に移すと日付がずれるので、Mac 側で PDF に変換してから読み込ませています。

自宅から FAX する場合も、PDF を経由することになるのですが、書類ごとに送信する必要があるので、けっこうめんどうです。

複数の PDF ファイルを１つのファイルにまとめることができれば楽だな、と思っていたら、Automator で簡単にできました。

作り方

Automator を起動し、右側のワークフローエリアに以下のアクションをライブラリから追加していきます。

1. 「選択された Finder 項目を取得」
2. 「PDF ページを結合」
3. 「プレビューでイメージを開く」

注意すべきは、３番目の「プレビューでイメージを開く」はライブラリのアプリケーション＞プレビューにあるものではなく、サンプルワークフローの「Process Images」にあるものを使うという点です。前者は入力が
入力:(イメージファイル) イメージファイル
であるのに対し、後者は
入力: (ファイル／フォルダ) イメージファイル
と、なぜか別の動作をするからです。ちなみに、２番目の「PDF ページを結合」の結果は
結果: (PDF ファイル) 新規に作成された PDF 書類への参照
なので、アプリケーション＞プレビューにある「プレビューでイメージを開く」では、アクションがつながりません。

作成したワークフローをホーム＞ライブラリ＞Scripts フォルダにワークフロー形式で保存してスクリプトメニューから実行するか、アプリケーション形式で保存して Dock から起動するようにします。

使い方

Finder で結合したい複数の PDF ファイルを選択してからワークフローを実行すると結合された状態でプレビュー表示されますから、プリント / FAX するなり、保存するなりご自由に。

このワークフローの欠点は、Finder で選択されたファイルが PDF かどうかを判定しないことです。複数の Finder ウインドウを開いて作業していると、関係のないファイルまで選択した状態になっていることがあります。処理自体は PDF 以外のファイルを無視して終了しますが、ユーザの選択ミスに対してなんのフィードバックもないというのは気に入りません。

私はワークフローの先頭に Automator のアクション「AppleScript を実行」を置いて、そこに

というスクリプトを入れています。これで、PDF 以外のファイルが選択されていたら教えてくれるというわけです。

Automator の Tips

作成したワークフローをワークフロー形式でホーム／ライブラリ／Workflows フォルダ（なければ作成して）に保存するとライブラリの「マイワークフロー」に表示されます。

この Workflows フォルダのエイリアスを Scripts フォルダに入れると、スクリプトメニューから実行できます。ワークフロー形式で保存したファイルをスクリプトメニューから実行する方法は、アプリケーション形式で保存したワークフローを起動して使うよりも手軽です。

option キーを押した状態でスクリプトメニューからワークフローを選択すると、内容を編集することができます。AppleScript と同じですね。