COMPUTERS ONDERHOUDEN
- Wanneer je een nieuwe computer koopt, laat die dan in de eerste dagen heel zware taken uitvoeren: video’s bewerken, alle programma’s tegelijk gebruiken, downloaden, uploaden, al de dingen waarvan je denkt dat een goede computer ze zou moeten kunnen doen. Doe dan uiteraard geen illegale dingen of zaken die expliciet verboden worden op het garantiebewijs. Als die computer in die eerste dagen niet faalt of crasht, dan kan je ervan op aan dat je goed gekozen hebt. Als die wel crasht, dan kan je die meteen terug naar de winkel brengen om er een ander model te kopen.
- Uninstall ongebruikte programma’s. Die nemen toch alleen maar plaats in op je harde schijf. Wanneer je bijvoorbeeld een pc koopt, dan staan daar heel vaak demo-programma’s en andere zaken op die je toch nooit gebruikt. Op www.pcdecrapifier.com kan je gratis een handig programma downloaden dat al deze nutteloze bestanden veilig voor jou verwijdert.
- Beter te veel RAM-geheugen dan te weinig. Aarzel niet om te investeren in een of twee gigabytes extra werkgeheugen. Die kleine som weegt niet op tegen de frustraties die een trage computer met zich meebrengt. Als je niet weet hoe het moet, laat het in de computerwinkel doen.
- Archiveer bestanden die je waarschijnlijk toch meer nooit zal nodig hebben. Zo’n archief is dan nog steeds doorzoekbaar.
- Installeer een firewall. Sommige modems hebben een ingebouwde firewall die ongewenste gebruikers de weg verspert nog voor ze je computer zelf bereiken. Daarnaast gebruik je best op je computer een software firewall. Dat zit al ingebouwd in je besturingssysteem en schermt je computer af tegen externe aanvallen. Doe je mee aan spelvormen op het internet? Dan is informatie-uitwisseling nodig. Een goede firewall vraagt je dan of je dat programma toegang wilt verlenen. Dan moet je ‘ja’ zeggen of je kunt niet gamen. De firewall van je antivirusprogramma zal je die vraag ook stellen na bijvoorbeeld een automatische update van je webbrowser. Veel ‘verdacht verkeer’ is meestal ongevaarlijk. Panikeer dus niet bij elke waarschuwing. Twijfel je over de betrouwbaarheid van het programma, zeg ‘nee’ en vraag advies aan iemand die er meer van weet, bijvoorbeeld de ICT-coördinator op school. Een weigering kun je achteraf nog omzetten in een toelating.
- Regelmatig updaten. Programma’s zijn mensenwerk. Ze bestaan uit miljoenen regels programmeercode en ze zijn nooit ‘af’. Er kunnen dus fouten in zitten (bugs). Krakers proberen de gaten te vinden en breken zo in. Softwareontwerpers dichten achteraf gaten die bij het gebruik aan het licht komen. Ze stellen de nieuwe versie beschikbaar als een patch, een klein programma dat de veiligheidsgaatjes in je programma dicht. Dat is de reden waarom je programma’s en besturingssystemen regelmatig moet updaten.
DE
CRAEMER, J., POOT, J.,
Veilig online. Tips voor veilig ICT-gebruik op
school. Afdeling
Beleidscoördinatie Onderwijs, 2007, 84 p.
TIPS VOOR MANAGERS EN TIPS VOOR DOCENTEN
Op www.beteronderwijsnederland.net vind je heel wat discussies, uiteenzettingen, informatie, enzovoort over 'het onderwijs'. Je vindt er onder andere inspirerende tips die 'succes verzekeren'. Het kan geen kwaad om ze eens te lezen. Eén tip is bijvoorbeeld zelf bepalen wanneer je werk goed gedaan is en daarbij verwijzen naar de resultaten van je leerlingen. Lees meer.
DAVID ALLENS WERKPLEK
Getting Things Done by the man himself: David Allen in actie. In dit filmpje toont hij hoe hij zijn eigen methode toepast. Onthoud, sommige mensen gaan wel heel ver in de organisatie van hun organisatie, maar dit is toch wel heel efficiënt. Sommige mensen vinden misschien dat dit overdreven is, maar ik vermoed dat deze man zelden iets over het hoofd ziet en 'the things' echt wel 'done' krijgt.
GEBRUIK EEN GEPASTE TEKSTVERWERKER
Als je liever niet investeert in een duur pakket van Microsoft Office, download dan gratis de Open Office Suite op www.openoffice.org. Je krijgt er degelijke programma’s waarmee je alle standaardtaken kunt uitvoeren.
TEKSTEN OVERSCHRIJVEN
Soms
wil je tekstfragmenten gebruiken uit een boek. Dunne
boekjes kun je gemakkelijk openleggen, maar bij
dikkere boeken slaan de pagina’s gewoon vanzelf om.
Twee simpele klemmetjes kunnen je heel wat leed
besparen. Dat is ook heel gemakkelijk wanneer je je
handboek open wil houden tijdens de les.
NIETEN ZONDER NIETJES
Leg
de papieren op elkaar en vouw de linkerbovenhoek in
een klein driehoekje. De langste zijde van de
driehoek zou zo’n vijf centimeter moeten zijn.
Draai
de stapel om.
Knip
twee keer naast elkaar met ongeveer een centimeter
tussen.
Vouw
het lipje als volgt.
Hef
het lipje op en maak onderstaande holle ruimte.
Druk
de top van het lipje naar beneden.
Vouw
de twee helften naar beneden.
Klaar!
Nog een nietjestip: met de achterkant van je
nietjesmachine kan heel gemakkelijk de twee ijzeren
staafjes aan de achterkant van de stapel open
plooien. Dat is ideaal als je de papieren slechts
tijdelijk aan elkaar wilt bevestigen. Op die manier
maak je ze snel weer van elkaar
los.

http://www.bloomize.com/how-to-bind-papers-without-staples-or-clips/
(geraadpleegd op 22 oktober 2008)
http://lifehacker.com/software/office-supplies/temporarily-pin-documents-with-you-stapler-301470.php/
(geraadpleegd op 5 november 2008)
VERMIJD ONDERBREKINGEN
Durf het e-mailprogramma of de waarschuwingen uitschakelen en check je e-mail één of twee keer per dag. Op de vraag ‘U stuurt een e-mail naar een collega. Wat vindt u een normale termijn om daar een antwoord op te krijgen’ antwoordden de meeste geïnterviewde leerkrachten die deelnamen aan mijn eindwerk dat ze één à twee dagen ‘de normale termijn’ vinden. Sommigen gaan zelfs zover om daar een week van te maken. Waarom zou je dan nog meer dan één keer per dag je e-mails checken? Als je in een atoomcentrale werkt of als je werkt op de klantendienst van een bedrijf, dan laat je die autocheck aan staan, maar leerkrachten hoeven dat helemaal niet te doen. Misschien vind je het ondraaglijk om het e-mailprogramma helemaal uit te zetten. Stel in dat geval je instellingen zo in dat er maar om het uur naar nieuwe e-mail wordt gezocht, of op vaste tijdstippen.
Een gouden tip: schakel je chatprogramma uit wanneer je aan het werk bent. Er is niets zo vervelend als er een venster met “Hey, hoe gaat het?” op je scherm flitst, terwijl je net die meerkeuzevragen voor de toets van volgende week aan het bedenken bent. Meer zelfs, laat alleen die programma’s actief die je op dat moment nodig hebt! Zo word je minder snel afgeleid, doe je je werk sneller en kan je na het werk al die andere leuke dingen nog doen.
Vroeger kwamen heel wat storende vensters op je scherm tevoorschijn, pop-ups. Bij het laden of verlaten van een webpagina werd dan een extra venster geopend. De ene website riep de andere tevoorschijn tot je hele scherm krioelde van ongewenste venstertjes. Nu is automatische pop-upblokkering een standaardoptie in de meeste internetbrowsers. Is de blokkering uitgeschakeld, dan is een klikje voldoende om ze opnieuw te activeren. In Internet Explorer selecteer je in het menu ‘Extra’ de optie ‘Pop-upblokkering’ en kies je om ze weer in te schakelen. In Firefox klik je in het menu ‘Extra’ op ‘Opties’ > ‘Inhoud’. Daar kan je de optie ‘Pop-upvensters blokkeren’ aan- of afvinken.
OOSTERKAMP,
T.J.,
Meereffect. AJ
Doorn, s.n., 2006, p.135-140.
GRAFFITI VERWIJDEREN
Schreef iemand per ongeluk met een permanent blijvende stift op je wit bord? Ga erover met de niet-permanente stift die je daar normaal voor gebruikt en wrijf het geheel weer schoon.
http://lifehacker.com/375986/remove-permanent-marker-from-any-surface/
(geraadpleegd op 12 oktober 2008)
http://lifehacker.com/software/whiteboard/erase-permanent-marker-from-your-dry-erase-board-176015.php/
(geraadpleegd op 12 oktober 2008)
E-MAILETIQUETTE
Mailtje aan het hele bedrijf?
“Er wordt vreselijk inefficiënt gebruik gemaakt van e-mail. Bijvoorbeeld: je hebt een lijstje van contactpersonen die ongeveer in dezelfde branche werken, en je zet ze allemaal in CC als je een mailtje met een interessant onderwerp hebt. Wellicht zijn er maar twee of drie uit de lijst echt geïnteresseerd. Om te beginnen zet je het best ook iedereen in het BCC-veld zodat niet alle adressen zichtbaar zijn.”
Verboden te pingpongmailen?
“Je stelt een vraag via e-mail, je krijgt een antwoord en daarna antwoord je nog eens met alleen maar ‘bedankt’. Die ‘bedankt’ is wel beleefd, maar is puur tijdverlies, want je brengt er geen nieuwe informatie mee aan.”
Kijk minder naar het envelopje onderaan!
“De meeste mensen laten hun e-mailprogramma aanstaan. We zijn natuurlijk gezond nieuwsgierig, maar je zou ook maar één keer per dag kunnen kijken, alleen ‘s ochtends bijvoorbeeld. Als je de e-mail laat aanstaan, krijgt e-mail een erg dwingend karakter, want je kijkt altijd zodra er een mailtje toekomt. Een tweede nadeel is dat mail op die manier een chatfunctie krijgt. Je wisselt korte zinnetjes snel na elkaar uit, telkens in een apart mailtje. Samen met funsurfen is chatten via e-mail één van de grootste bronnen van tijdverlies.”
Tel tot tien voor je ‘Verzenden’ drukt.
“De etiquette van geschreven brieven verdwijnt, en ook al ken je de persoon die je mailt niet, toch spreek je die aan met ‘Beste’. Erg vervelend, bijvoorbeeld in een student-professor-relatie. Niet dat ik op mijn strepen sta, maar je doet ‘t ook niet in het echte leven, tenzij je iemand echt goed kent. De verklaring voor het fenomeen dat mensen elkaar meteen met de voornaam aanspreken in e-mails, is dat er nauwelijks een barrière is. Je hoeft geen enveloppe te zoeken, geen postzegel te kleven, dat zijn een aantal handelingen die tijd nemen.
Voor e-mail hoef je niet meer na te denken, het gaat te snel. Daarom vergeten mensen ook attachments mee te sturen. Tel dus inderdaad even tot tien voor je op ‘Verzenden’ drukt.
Digitale communicatie heeft twee belangrijke kenmerken: de snelheid en de afwezigheid van lichaamstaal. Helemaal nieuw is dat niet. We kennen die al decennia bij de telefoon. Je kunt in een opwelling van woede de hoorn grijpen en iemand de huid volschelden of koud terechtwijzen. Je ziet ondertussen niet hoe die persoon reageert en je brengt enkel nuances aan met een beperkte set van non-verbale communicatie. Deze kenmerken doen zich bij digitale communicatie ook voor. Je krijgt een bericht in je mailbox. Je wordt boos en typt meteen een felle reactie. Een druk op de verzendknop: de e-mail is onherroepelijk weg. Denk dus driemaal na voor je een belangrijk bericht verzendt. Schrijf in je Eerstvolgende Acties dat je nog een antwoord moet versturen en doe dat dan eventueel morgen of overmorgen. Op die manier kan je het even laten bezinken en bekoelen.
Wees ook voorzichtig met grappen en sarcasme. In informelere e-mails kan je in dat geval bijvoorbeeld emoticons gebruiken.”
E-mail je de directeur, of ga je naar zijn of haar bureau?
“Als je rechtstreeks naar een persoon gaat, krijg je een spontaan antwoord. E-mail stelt je correspondent in staat om na te denken over het probleem én om oplossingen te bedenken die voor jou nadelig kunnen zijn. Onrechtstreeks communicatie zoals e-mail lijkt dan wel direct en snel, maar toch is het een erg strategisch medium. Dus als je een projector wilt in de klas, stap dan gewoon naar de directeur. Als je echt een goede reden hebt en je vertelt die persoonlijk, dan kan hij bijna niet weigeren. Via e-mail heeft hij meer tijd om tegenargumenten te vinden.”
Sms op het werk?
“Ja, omdat het toch minder stoort, bijvoorbeeld als je in een vergadering zit. Een gsm heeft net als e-mail wel een erg dwingend karakter: ook al heb je geen tijd, zodra er een telefoontje komt, heb je het gevoel dat je meteen moet reageren, en dat is ook zo bij een sms. Vandaar dat mensen steeds vaker afhaken en hun gsm heel bewust en selectief beschermend gaan gebruiken.”
Persoonlijke mails op het werk?
“Als je bij een nieuwe werkgever in dienst komt, moet je daar in je werkovereenkomst duidelijke afspraken over maken. Ook in CAO’s is er al een algemene reglementering. Als de werkgever misbruik vermoedt of als er een virus op het netwerk belandt, mag er een onderzoek gebeuren. Eerst algemeen, via de server, waar de baas meteen kan zien of er bijvoorbeeld pornosites opgeroepen worden. In tweede instantie kan je ook de dader zoeken. Als er goede afspraken zijn, is er echt geen probleem om je reis on-line te boeken tijdens de werkuren. Hierbij draait alles om vertrouwen.”
Hoe ga je ‘beleefd’ om met sociale netwerken zoals Linkedln? Mag je aanvragen om te connecteren met iemand ook echt weigeren?
“Ja, natuurlijk, al kan dat overkomen als een afwijzing. Langs de andere kant heeft het geen zin meer, als iedereen met iedereen verbonden is. Er is trouwens een regel opgelegd door Linkedln: je mag iemand alleen ‘uitnodigen’ in je netwerk als je hem of haar ook echt kent uit één van je jobs. Niemand houdt zich aan die regel, helaas.”
SLECHTE E-MAILGEWOONTEN
Vragen niet beantwoorden
Als je ook de kleine vragen niet beantwoordt, dan maak je de zender onzeker. Ook als je het antwoord niet weet op een bepaalde vraag, zeg dat dan gewoon of deel mee of je het al dan niet zal opzoeken.
Verberg een vraag tussen niet-belangrijke informatie
Wees duidelijk en beknopt. Vermijd ellenlange e-mails en beperk je per e-mail tot één onderwerp/vraag. Stuur desnoods meerdere e-mails na elkaar naar dezelfde persoon. Mensen lézen geen e-mails, ze skimmen. Beperk iedere e-mail daarom tot maximum zes lijnen, gebruik eventueel overzichtelijke opsommingen, enzovoort.
Stuur een e-mail terwijl je ook gewoon even kan bellen
In e-mails past niet-tijdgevoelige informatie. Daarom is het vaak het verkeerde medium om te communiceren. Het kan vaak sneller via de telefoon.
Schrijf dringende verzoeken in een e-mail
Bij sommige mensen kan het wel enkele dagen duren vooraleer ze hun e-mail checken, zéker tijdens de weekends of de vakantieperiodes. Eén geïnterviewde leerkracht checkt het gemiddeld een keer per week. De meeste mensen appreciëren het trouwens niet wanneer je zo’n rood vlaggetje met je e-mail meestuurt. Zeker wanneer blijkt dat het helemaal geen dringende mail is. Doe niet alsof jouw mailtje urgenter is dan de tientallen andere mails die de ontvanger die dag in diens inbox krijgt. Jouw e-mail wordt vroeg of laat toch gecheckt. Sommige mensen reageren gewoon niet op e-mails, zo’n urgentietoevoeging kan daar waarschijnlijk niet veel aan veranderen. Als je iemand echt dringend nodig hebt, dan is de telefoon het aangewezen medium.
Stoor je jezelf mateloos aan die rode vlaggetjes? Je kunt dat rode uitroeptekentje of vlaggetje gewoon weghalen uit de weergave van je inbox en daarmee is het hele probleem weg! Je verwijdert gewoon dat veld waarin die tekens verschijnen.
Extra tips:
- Het vakje ‘onderwerp’ wordt vaak genegeerd. Een goed gekozen onderwerp kan het heen-en-weer-ge-e-mail nochtans zowel voor jezelf als voor anderen gemakkelijker maken. Kies voor een niet mis te verstane omschrijving van de boodschap van de e-mail en leidt het onderwerp daarmee in. Zet het in hoofdletters. De essentie voor de ontvanger is dan meteen duidelijk. Stel je bijvoorbeeld een vraag, schrijf dan ‘VRAAG: wanneer spreken we af?’ In de eigenlijke e-mail kan je dan verduidelijken waarover het gaat. Dat is een van de weinige gelegenheden waarbij hoofdletters passen in een e-mail. Gebruik geen hoofdletters als het niet nodig is. Ze zijn schreeuwerig en onbeleefd.
- Doe niet mee aan kettingbrieven of rampberichten.
- Maak een onderscheid tussen beantwoorden en beantwoorden aan allen.
- Schrijf korte en bondige teksten, zonder te vervallen in telegramstijl die aanleiding kan geven tot misverstanden.
- Een goede tip: stel je e-mailprogramma zo in dat de e-mails die rechtstreeks naar jou gestuurd werden, geaccentueerd worden, bijvoorbeeld door ze een kleurtje te geven. Op die manier heb je snel een overzicht van alle e-mails die speciaal voor jou bedoeld zijn.
- Heb je tien verschillende e-mailadressen? Bepaalde e-mailhosts, zoals Gmail, bieden je de mogelijkheid om de e-mail van andere e-mailhosts op te halen en alles in één inbox te laten terechtkomen. Zo hoef je maar één inbox te checken.
- Maak een e-mailadres speciaal voor die websites waar een e-mailadres is vereist om je in schrijven, wedstrijden, reclame, enzovoort. Die e-mails bieden meestal geen meerwaarde en zijn het daarom niet waard om erdoor gestoord te worden. Vraag je ook eens af of je wel geïnteresseerd bent in al die nieuwsbrieven die je meestal toch niet leest. Een klikje op ‘unsubscribe’ of ‘uitschrijven’ kan je veel leed besparen. Zijn er bepaalde e-mails die toch telkens terugkeren, stel dan regels in om die automatisch te laten verwijderen binnen het e-mailprogramma.
- Gebruik je vaak dezelfde teksten, zoals de afsluiter ‘Met vriendelijke groeten, naam, functie, telefoonnummer, enzovoort’, dan is het misschien een goed idee om vaste handtekeningen in te stellen. Die worden dan automatisch of door een simpele muisklik aan de e-mails toegevoegd. Je kan er verschillende instellen voor verschillende contexten. Zo hoef je dat niet telkens opnieuw in te tikken.
- Soms moet je eens een e-mail versturen met een bijlage groter dan enkele megabytes. Dat wordt niet door alle e-mailproviders toegelaten, zéker niet wanneer je het e-mailsysteem van de school gebruikt. Je krijgt dan een e-mail terug met het bericht dat de e-mail te groot was of dat ‘je je limiet hebt bereikt’. Ze doen dat om een heel simpele reden: ze willen vermijden dat hun servers vol geraken waardoor die traag zouden worden. Gebruik online diensten zoals YouSendIt Inc. (www.yousendit.com). Zulke diensten laten je toe om grote bestanden - soms groter dan enkele gigabytes - gratis te versturen. Om deze diensten te gebruiken volstaat het om je in te schrijven. Daar kan je dan het e-mailadres van de ontvanger in intikken, met een boodschap voor hem of haar. De site geeft je dan instructies voor het uploaden van het bestand. In de meeste gevallen stuurt de site dan een link naar de ontvanger waarop die klikken om het bestand te downloaden.
STANGER,
S.,
Lifehacking.
The Mac Attack 80 (audiopodcast), 28 november 2007
http://lifehacking.nl/windows/hoezo-is-dat-mailtje-urgent/
(geraadpleegd
op 18 december 2008)
VAUNINI,
V.,
Ten Things Your IT Department Won’t Tell
You. The
Wall Street Journal, 30 juli 2007, s.p.
OUDE STEMPELS HERGEBRUIKEN
Zo
kan je met de oude automatische adresstempels (die
waar je de cijfertjes en lettertjes zelf met een
pincet in moet schuiven) heel erg handige
lifehackstempels maken. Stempels zijn in het algemeen
een beetje voorbijgestreefd door pc’s en
labelprinters. Ze kunnen echter wel handig zijn om
snel wat standaardgegevens, voor bijvoorbeeld de
GTD-methode, op een document, een post-it of een map
te stempelen.
Hoe
kan je dat doen? Door bijvoorbeeld de volgende
gegevens in te stellen:
- Gewenste Uitkomst
- Eerstvolgende Actie
- Naam
- Klas
- Datum
- Notities
http://lifehacking.nl/kantoor-tips/hergebruik-je-oude-adresstempels/
(geraadpleegd
op 15 november 2008)
