"Een goede truc is om een kleine boekentas te kopen. Hoe kleiner die is, hoe minder erin kan, hoe creatiever je moet denken. In de mijne past alleen mijn map, mijn notitieblokje en een kleine agenda. Meer heb ik niet nodig. (...) Vroeger had ik een valies die ik regelmatig moest uitmesten. Daar kwamen dan kilo’s papier uit."

• Een plastic insteekmapje 'in', voor alles wat die dag binnenkomt en nog 'verwerkt' moet worden: archiveren, acties tijdelijk parkeren die me minder dan twee minuten kosten en ik alleen thuis kan doen, zaken weggooien, acties in contextgebonden lijstjes of in mijn 'Wachten op'-lijstje planten, nieuwe projecten die nog moeten worden uitgewerkt, dingen waar ik nog niet over wil nadenken, alles (behalve verbeterwerk)! Het eerste wat ik doe wanneer ik thuis begin te werken is de inhoud van dat mapje in mijn hoofdstuffbakje op mijn bureau leggen. Alles blijft daar tot ik beslis dat ik dat stuffbakje wil leegmaken. Dat gebeurt meestal dagelijks. Wanneer ik beslis om de inhoud van dat stuffbakje te verwerken, doe ik het meteen goed: ik stop niet tot het leeg is.
• Een plastic insteekmapje 'out', voor alles wat ik binnenkort aan collega's moet bezorgen. Dat gaat van brieven tot zelfgeschreven verslagen, van formulieren tot cd's en dvd's. Die blijven in mijn bakje 'out' in mijn werkkamer tot kort voor ik het aan de ontvanger kan bezorgen. Elke avond voor ik stop met werken check ik dat bakje en ga ik na wanneer ik de respectieve ontvangers zal zien of wanneer ik de gelegenheid zal hebben om het op een andere manier aan hen te bezorgen. Is dat binnenkort, dan verdwijnt het in mijn insteekmapje 'out'. Als het te groot is, gaat het gewoon in mijn rugzak. Eenmaal op school is het simpel: gewoon het mapje legen door die zaken aan de juiste personen te bezorgen. Meestal verdwijnen die dingen dan in de vakjes in de leraarskamer. Wanneer ik op weg naar het werk een brievenbus passeer, heb ik meteen ook alles bij wat gepost moet worden. Het doel is om dat mapje elke dag geleegd te krijgen voor ik thuiskom.
• Losse papieren die ik gewoon bij me wil hebben: een kopie van mijn lesrooster, een overzicht van de klastitularissen, een paar vellen kladpapier en een overzichtsblad met interne telefoonnummers.
• Evenveel schutbladen als ik klassen heb, in volgorde van leeftijd, van jong naar oud (van het eerste tot het zesde). Achter elk schutblad zitten er respectievelijk eerst het jaarplan (verplicht) en dan de werkblaadjes in chronologische volgorde, gaande van 'een paar weken geleden' tot 'binnen een paar weken'. Tussen die werkblaadjes zitten de lesvoorbereidingen, de taken en de toetsen, ook chronologisch. De lesvoorbereidingen maak ik meestal in het weekend met een simpel tekstprogramma (vertrekkend vanuit een sjabloon). De dag zelf schrijf ik er de datum op, maak ik er notities op en gebruik ik het als apart 'stuffbakje' voor die specifieke klas. Te verbeteren taken en toetsen steek ik er los tussen. Eenmaal thuis overloop ik de voorbije dag, verwerk ik mijn notities en beslis ik wanneer en waar ik die taken en toetsen zal verbeteren. Is er genoeg tijd voor en heb ik er zin in, dan verbeter ik ze meteen.

Tags: boekentas, gtd